Под кадровыми документами для целей кадрового аудита следует понимать весь массив документов, предусмотренных трудовым законодательством, как связанных с возникновением, оформлением, изменением и прекращением трудовых отношений между конкретным работником и работодателем, так и регулирующих вопросы трудовой деятельности у работодателя в целом.

ТК РФ и иные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, предусматривают обязательное наличие в организации (на предприятии) обширного перечня документов, таких, как трудовые договоры и приказы о приеме на работу (об увольнении), книги учета трудовых книжек, правила внутреннего трудового распорядка, документы, связанные с защитой персональных данных работников, графики отпусков, положения и инструкции, регламентирующие отдельные вопросы труда, журналы прохождения инструктажей по охране труда и медицинских осмотров, и многое другое.

Содержание, а в ряде случаев и порядок оформления, ведения и хранения этих документов должны соответствовать требованиям ТК РФ и иных нормативных актов, в противном случае такое несоответствие, в зависимости от вида документа, будет квалифицировано по соответствующей части ст. 5.27 или 5.27.1КоАП РФ.

Вместе с тем очевидно, что одного только документарного оформления кадровых документов недостаточно, т.к. оно зачастую не отражает реального положения дел в сфере кадровой работы и соблюдения норм трудового законодательства в организации. Нередки ситуации, когда формально в организации в наличии весь перечень необходимых документов, а при детальном анализе со стороны контролирующих органов все оказывается более чем плачевно.

Для того чтобы все работало как часы, а угроза внезапной проверки не повлекла значимых последствий, требуется прежде всего содержательное, материальное исполнение норм трудового законодательства, вместе с их документарным закреплением.

Следовательно, кадровый аудит проводится не только с целью установления формального соответствия кадровых документов нормам и требованиям трудового законодательства, но и для определения содержательного состояния дел организации (предприятия) в сфере трудовых отношений и исполнения норм трудового законодательства в целом и кадрового делопроизводства как одной из составляющих.

На практике встречаются и такие ситуации, когда в части исполнения трудового законодательства никаких вопросов к работодателю не возникает: работники своевременно отгуливают отпуска и получают все причитающиеся выплаты, проведена спец. оценка условий труда на рабочих местах, и они соответствуют требованиям охраны труда, работодатель своевременно и в полном объеме производит все взносы и отчисления по соответствующим фондам, отсутствуют реальные нарушения прав работников. Однако в документарном плане кадровая работа не ведется, кадровые документы в организации либо отсутствуют вообще, либо оформляются и ведутся ненадлежащим образом и в целом считаются менее важными, чем, скажем, бухгалтерские документы.

Указанная ситуация также повлечет привлечение работодателя к административной ответственности, т.к. составы правонарушений, предусмотренных ч. 1, 4 ст. 5.27, являются формальными, т.е. для привлечения к ответственности по ним достаточно, к примеру, не указать в трудовом договоре сведения о вредных и (или) опасных условиях труда на рабочем месте и положенные в связи с этим обязательные гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, даже при условии что в действительности такому работнику были установлены в соответствии с ТК РФ сокращенная продолжительность рабочего времени, повышенный размер оплаты труда, предоставлялись ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска и прочее.

Таким образом, кадровый аудит это - независимая проверка деятельности организации в области исполнения норм трудового законодательства в целом и кадрового делопроизводства как одной из ее составляющих, проводимая в целях получения всесторонней и объективной оценки деятельности организации в данной сфере и своевременного устранения нарушений и рисков, связанных с такими нарушениями.

Зачастую работа по данному направлению активизируется при появлении контролирующих органов на горизонте и проводится в авральном режиме. Что не может не отразиться на результате.

В рамках любой проверки наличие и содержание документов будет в обязательном порядке проверено инспектором.

В то же время восстановление документации возможно в режиме реального времени относительно малыми трудовыми затратами.

Следует отметить, что обязательность тех или иных документов не всегда прямо установлена ТК РФ, однако может вытекать из совокупного анализа нескольких норм трудового законодательства. Так, обязанность работодателя по утверждению и ведению штатного расписания прямо не закреплена ни в ТК РФ, ни в иных актах, содержащих нормы трудового права, однако в ч. 1 ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, содержатся ссылки на необходимость внесения сведений о занимаемой должности в трудовой договор, трудовую книжку работника на основании штатного расписания.

При восстановлении документации необходимо учесть все нюансы трудового законодательства, правоприменительной практики Минтруда и судебной практики, связанной с обжалованием предписаний ГИТ или постановлений о привлечении к административной ответственности по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Как видно из вышесказанного, состояние кадрового делопроизводства в организации невозможно привести в порядок в экстренном режиме, такие меры носят лишь косметический характер и не способны улучшить реального положения дел в сфере регулирования трудовых отношений. Для поддержания кадрового "здоровья" организации в тонусе целесообразно в качестве профилактики проводить процедуру кадрового аудита.

При этом следует помнить, что основной целью все же является реальное соблюдение норм трудового законодательства (и в том числе корректное ведение кадрового делопроизводства), а не просто правильность ведения кадровой документации.

Специалисты компании «Хофман Групп» с огромным опытом работы в сфере кадрового делопроизводства помогут Вам выявить все имеющиеся недостатки в оформлении кадровой документации и устранить их.